CORRESPONDÊNCIA OFICIAL (Profa. Vanessa)
CORRESPONDÊNCIA OFICIAL
Correspondência
Oficial é a comunicação que se estabelece oficialmente entre expedidor e
receptor que representem, ou pelo menos um deles, algum órgão da
Administração Pública.
A
correspondência oficial obedece a normas regedoras das comunicações
escritas, internas ou externas, das repartições públicas; sua redação é
portanto, padronizada, alterando-se apenas, natural-mente, o conteúdo
específico de cada comunicação.
Quanto
ao seu trânsito, a correspondência oficial pode ser interna - a que
mantêm, entre si, diversas autoridades, bem como seus respectivos
subordinados no âmbito de determinado órgão administrativo, sobre
qualquer assunto de serviço – e externa, ou seja, a correspondência que
se efetua entre a autoridade geral e outra autoridade da administração
local e as demais autoridades, fora do âmbito de sua atuação, bem como a
particular.
Enquanto
a correspondência interna faz-se por meio de ofício, carta oficial,
memorando, indicação, consulta, requerimento, relatório, circular, ordem
de serviço, etc., a correspondência externa é feita por meio de ofício,
carta oficial, telegrama, radiograma, requerimento, relatório, proposta
e outras.
PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS DA CORRESPONDÊNCIA OFICIAL
Na
correspondência oficial não se leva em consideração o estilo, isto é, a
maneira própria, individual de expressar e pensar do redator, mas se
obedece a regras que, norteando a comunicação oficial, a tornam correta,
coerente, clara, concisa, simples, objetiva.
A CORREÇÃO
A
correção, portanto, consiste em falar e escrever bem uma língua. Os
vícios de linguagem contrariam a índole da correção. Para evitá-los
torna-se necessário o uso de formas adequadas quanto à gramática
normativa. Deve-se observar, principal-mente, a sintaxe de concordância,
de regência e de colocação. É necessário, pois que se evite, além dos
vícios de linguagem, o emprego de palavras que, ao se encontrarem, dêem
lugar a uma dupla interpretação, deselegância ou ridículo. Vícios de
linguagem são palavras ou construções que desvirtuam ou dificultam a
manifestação do pensamento.
COERÊNCIA
As
idéias apresentadas devem ser pertinentes ao tema proposto. Sua
elaboração deve seguir critérios que possibilitem um perfeito
entendimento entre remetente e destinatário. Logo, não se pode fugir ao
tema e, muito menos, incluir o que não esteja de acordo com o
desenvolvimento do assunto que está em pauta.
A CLAREZA
É
resultante da coerência. Qualidade imprescindível na redação oficial,
consiste em apresentar-se o texto de modo facilmente inteligível,
refletindo bem o que se pretende e o que se quer dizer. Frases ambíguas, mal construídas, distorcem o sentido e afetam a clareza.
A
correção oficial dispensa as figuras as figuras literárias ou tropos
que são recursos de embelezamento da expressão em busca da
originalidade, mas exige a simplicidade, ou seja, a forma espontânea,
sem ornatos, a maneira natural de dizer e de escrever.
A CONCISÃO
Consiste
em expor-se um assunto de maneira breve, precisa e exata. É dizer o
máximo com o mínimo de palavras, utilizando apenas o necessário, para o
que se deve eliminar:
- O uso excessivo dos indefinidos um e uma:
“É
uma cópia de um despacho adjucatório da licitações realizadas ou de uma
justificativa para uma dispensa ou uma inexigibilidade com um
respectivo embasamento legal.”
- O redundante, o supérfluo:
“Ao contrário disso, pensamos diferente.”
“Venho por estas mal traçadas linhas...”
“Ao ensejo, quero apresentar-lhe os votos de consideração, estima e apreço...”
- A pormenorização de dados e elementos em excesso num único período:
“O processo que agora se encontra nesta Seção para ser relatado e que trata da demissão do servidor que entrou
no Serviço Público há 16 anos, tendo servido no setor de Contrato,
depois no Almoxarifado, onde foi um comprador excelente e, por último,
na Seção de Custas, que fica em nosso edifício anexo, ao seguir seus
trâmites deve ser encaminhado à Diretoria de Recursos Humanos.” (sublinhamos o essencial, o restante é excesso).
A
concisão não admite, também, a abundância de adjetivação e as
repetições desproporcionais (circunlóquios e sobrecarga de palavras cuja
condensação será o aconselhável).
NORMAS DA CORRESPONDÊNCIA OFICIAL (FORMAS DE CORTESIA)
São
expressões utilizadas para o encerramento de uma correspondência
dirigida a uma autoridade. Sua finalidade é a de saudar o destinatário e
marcar o fim do texto. As formas de cortesia atualmente em vigor foram
reguladas pela Instrução Normativa nº. 4, de 6 de março de 1992, da Secretaria da Administração Federal.
FORMAS DE CORTESIA UTILIZADAS NO FECHO DA CORRESPONDÊNCIA OFICIAL
De
acordo com a Instrução Normativa nº. 4/92 da Secretaria de
Administração Federal, atualmente em vigor, há dois tipos de fecho para
todas as modalidades de comunicação oficial:
“Respeitosamente”, para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República.
“Atenciosamente”, para autoridades da mesma hierarquia ou hierarquia inferior.
Observação importante:
Conforme
o Manual de Redação da Presidência da República de 1991 e de acordo com
o decreto nº 468/92 e com a Instrução Normativa nº 4/92 da Secretaria
de Administração Federal:
Fica abolido o uso dos tratamentos:
Digníssimo (DD.), Mui Digno (MD.) e Ilustríssimo (ILMO.), sendo desnecessária a sua evocação.
“Doutor”
e “Professor” não são formas de tratamento e sim títulos acadêmicos,
não devendo ser utilizados indiscriminadamente. Assim, não se poderá
dizer ou escrever:
“Doutor Superintendente Fulano de Tal” ou Magnífico Professor Reitor Beltrano”.
O correto é:
“Senhor Superintendente Fulano de Tal” ou Magnífico Reitor Professor Beltrano”.
OBS.: A Lei Orgânica da Magistratura adota para o cargo de Juiz o título “Doutor”. Deste modo, deve-se dizer: Doutor Juiz.
EXPRESSÕES DE TRATAMENTO
Expressão de tratamento é o pronome ou a locução de que se serve uma pessoa para falar ou escrever a outra.
As
expressões de tratamento são, teoricamente, da segunda pessoa
gramatical – a pessoa com quem se fala – desde que uma tradição milenar
estabeleceu que às autoridades supremas não se poderia falar
diretamente, senão por meio de seus elevados atributos. Daí terem
surgido expressões como Vossa Majestade, Vossa Excelência, Vossa
Santidade e outras, nas quais ao possessivo “vosso” juntou-se um
substantivo abstrato (Majestade, Excelência, Santidade, Senhoria,
Alteza).
Com
o correr do tempo, no entanto, a concordância do verbo deixou de ser
feita com o pronome “vossa”, passando a acompanhar o substantivo
abstrato (Majestade, Excelência, Senhoria) e, deste modo ficando na
terceira pessoa, o que aparentemente, veio a configurar uma anomalia, ou
seja, uma segunda pessoa gramatical em concordância formal com a
terceira.
Daí que as expressões de tratamento são, teoricamente, da Segunda pessoa gramatical - a pessoa com quem se fala – porém a concordância do verbo será sempre feita na terceira pessoa:
“Vossa Excelência conhece o processo...”
“Vossa Senhoria pertence ao grupo dos bons advogados...”
“Vossa Santidade é bem-vinda ao Brasil...”
Pronome de tratamento é, pois, a palavra ou expressão usada para se referir à segunda pessoa, em lugar dos pronomes pessoais tu e vós,
como você, vocês, o senhor, os senhores, a senhora, as senhoras, Vossa
Excelência, Vossa Senhoria, etc. Pode-se usar, também para a terceira pessoa, em lugar de ele, ela, eles, elas
como Sua Excelência, Suas Excelências, Sua Senhoria, Suas Senhorias,
Sua Majestade, etc. Em ambos os casos, o verbo fica na terceira pessoa.
FORMAS DE TRATAMENTO
As formas de tratamento mais usuais são:
· Você (v.) – Vocês (vv.) usa-se para pessoas familiares ou com quem se tem intimidade.
· Senhor (Sr.) – Senhora (Srª. Ou Sra.) - Senhores (Srs.) – Senhoras (Sr.ªs ou Sras.) – para pessoas com quem se tem um certo distanciamento respeitoso.
· Vossa Senhoria (V. S.ª ou V. Sa.)– Vossas Senhorias (V. S.ªs ou V. Sas.) – para pessoas de cerimônia, em correspondências comerciais e oficiais.
· Vossa Excelência (V. ou V. Exa.)– Vossas Excelências (V. Ex.ªs ou V. Exas.) – para altas autoridades.
· Vossa Eminência (V. Em.ª ou V. Ema.) – Vossas Eminências (V. Em.ªs ou V. Emas.) – para cardeais.
· Vossa Alteza (V. A..) – Vossas Altezas (VV. AA.) – para príncipes e duques.
· Vossa Santidade ( V. S.) – para o Papa.
· Vossa Excelência Reverendíssima (V. Ex.ª Rev. ma ou V. Exa. Revma.) – para arcebispos e bispos.
· Vossa Reverendíssima (V. Rev. ma ou V. Revma.) – Vossas Reverendíssimas (V. Rev. mas ou V. Revma.) – para monsenhores, cônegos e superiores religiosos.
· Vossa Reverência (V. Rev.ª ou V. Rev.) – para sacerdotes, pastores e religiosos em geral.
· Vossa Paternidade (V. P.) – Vossas Paternidades (VV.PP.) - para superiores de ordens religiosas.
· Vossa Magnificência (V. Mag.ª ou V. Maga.) – Vossas Magnificências (V. Mag. ªs ou V. Magas.) – para reitores de universidades.
· Vossa Majestade (V.M.) ou Vossas Majestade (VV.MM.) – para reis e rainhas.
· Vossa Excelência - Sua Excelência – é a forma de tratamento mais elevada. Aplica-se aos
três Chefes de Poder (Presidente da República, Presiden-te do Congresso
Nacional e Presidente do Supremo Tribunal Federal) para os quais não se
deve usar as correspondentes abreviaturas (V. Exª e S. Exa.ª).
OBS.:
Alguns redatores estendem esta deferência a altos dignitários e aos
membros do clero. Dizem: “Sua Excelência, o Senhor Governador...”,
“Senhor Embaixador, tenho a honra de submeter a vossa Excelência...”,
“Sua Excelência o Senhor Bispo de...”
O
tratamento “Excelência” se aplica, ainda, e normalmente abreviado, aos
altos representantes dos poderes Públicos: ministros, senadores,
deputados, oficiais-generais, governadores, desembargadores, juízes,
prefeitos e, também, a presidentes de associações.
Postos
que não seja imposição gramatical, não se devem empregar,,
relativamente às formas altamente cerimoniosas de Excelência e de
Eminência, os possessivos seu, sua nem as variações pronominais o e lhe .
Assim, dir-se-á:
“Remetemos, em anexo, para exame de V. Ex.ª ...” (e não: para seu exame).
“Aproveitamos o ensejo para informar a V. Ex.ª...” (e não: para informá-lo).
Vossa
Senhoria – na troca de correspondência entre chefes de idêntica
hierarquia, é comum esse tratamento cujo emprego, na maioria das vezes,
se faz abreviadamente (V. S.ª).
Vós
– é um tratamento comum no serviço público dado, em geral, a servidor
ou servidores de categoria não inferior à de quem assina o ato
administrativo. Os vocativos constituídos por expressões indicadoras de
cargos não alteram o tratamento vós. Assim, é correto dizer:
“Passo às vossas mãos, senhor Diretor..."
É bom não esquecer que os possessivos vosso(s) e vossa (s) podem
ser usados com o tratamento vós, mas são incompatíveis com as outras
formas de tratamento. Redigir-se-á, pois, corretamente:
“Fica a critério de Vossa Excelência...” e nunca: “Vossa Excelência tem a vosso critério...”
CONCORDÂNCIA
Embora
de 3ª pessoa, as formas de tratamento, chamadas formas de reverência,
como possessivo Vossa se aplicam à pessoa a quem falamos e a quem nos
dirigimos. A concordância, no entanto, é feita com a forma verbal e com
as formas pronominais da 3ª pessoa:
“Vossa Excelência deve apresentar o Relatório...”
“Vossa Senhoria já pode divulgar a sua Ordem de Serviço...”.
Nas leis, decretos, resoluções e portarias, a autoridade é indicada na 3ª pessoa:
“O Presidente da República decreta...”.
“O Diretor resolve...”.
OBSERVAÇÕES
1 – Não se usa artigos diante de pronomes de tratamento, à exceção de senhor, senhora e senhorita:
“Esperei Sua Excelência por mais de duas horas”.
“Esperei a senhora por mais de duas horas...”.
2
– Os pronomes de tratamento são formas rigorosamente femininas. Quando
se tratar de homem, é aceitável a concordância com o masculino
(concordância ideológica).
“Sua Excelência estava preocupada ou preocupado com o processo”.
Se houver aposto faz-se a concordância obrigatória com o aposto:
“Sua Excelência, o presidente, parece preocupado”.
“Sua Excelência, a desembargadora, parece preocupada”.
3 – Usa-se Vossa Excelência quando nos dirigimos à pessoa:
“Convido Vossa Excelência a participar da sessão...”.
Usa-se Sua Excelência quando falamos a respeito da pessoa:
“Aguardamos a assinatura de Sua Excelência para dar andamento ao processo”.
VOCATIVO OU INVOCAÇÃO
É
a expressão pela qual se chama a atenção da pessoa a quem se escreve ou
qualificativo que indica a expressão de tratamento a ser empregada no
texto do expediente.
Os vocativos mais usuais são:
Para Excelência: Excelentíssimo Senhor
Para Eminência: Eminentíssimo Senhor
Para Senhoria: Senhor
Para juiz: Meritíssimo
Para os Tribunais: Colendo, Egrégio, Venerado
Para Reitor: Magnífico
Na
correspondência oficial, o título de representante diplomático ou
consular não deve preceder o nome pessoal. Assim, dir-se-á:
Exmo. Sr. Fulano de Tal, Embaixador do Brasil em ...”.
“Senhor Sicrano de Tal, Cônsul do Brasil em ...”.
Não se abrevia o vocativo na correspondência dirigida aos três Chefes de Poder, grafando-se:
“Excelentíssimo Senhor Presidente da República”.
“Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal”.
“Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional”.
OBS.:
Alguns redatores também não abreviam o vocativo em correspondência para
Ministros, Governadores de Estado, Desembargadores, Prefeitos
Municipais e autoridades eclesiásticas de maior nível hierárquico.
Usa-se o vocativo ”Senhor” seguido do cargo respectivo para as seguintes autoridades:
Vice-Presidente
da República; Ministro de Estado; Secretário-Geral da Presidência da
República; Consultor-Geral da República; Chefe do Gabinete Militar;
Chefe do Gabinete Pessoal do Presidente da República; Secretário da
Presidência da República; Advogado-Geral da União; Procurador Geral da
República; Comandante das Três Armas; Chefe do Estado-Maior das Três
Armas; Oficiais Gerais das Forças Armadas; Embaixadores; Secretários
Executivos de Ministérios; Secretário-Nacional de Ministérios;
Presidente, Vice-Presidente e Membros do Senado Federal, da Câmara dos
Deputados, das Assembléias Legislativas dos Estados, da Câmara Distrital
do Distrito Federal e dos Tribunais; Governadores e Vice-Governadores
de Estados e do Distrito Federal; Secretários de Estado de Governos
Estaduais; Presidentes das Câmaras Municipais; Juízes; Desembargadores;
Auditores da Justiça Militar.
Para essas autoridades, o vocativo na correspondência será:
“Senhor Vice-Presidente”.
“Senhor Ministro”.
“Senhor Chefe de Gabinete”.
“Senhor Advogado-Geral da União”.
“Senhor General”.
“Senhor Presidente do Senado Federal”.
“Senhor Senador”.
“Senhor Governador”.
Para
as demais autoridades e particulares que recebem o tratamento de Vossa
Senhoria, o vocativo será “Senhor” seguido do cargo respectivo.
Grafar-se-á, pois:
“Senhor Superintendente”.
“Senhor Diretor-Presidente”.
“Senhor Chefe”.
Para Reitores de universidades o vocativo será:
“Magnífico Reitor”.
Para o Papa:
“Santíssimo Padre”.
Para Cardeais:
“Eminentíssimo Senhor Cardeal” ou Eminentíssimo e Reverendíssimo Senhor Cardeal”.
Para Arcebispos e Bispos:
“Excelência Reverendíssima”.
Para Monsenhores, cônegos, superiores religiosos, sacerdotes clérigos e pastores:
“Reverendo”.
EMPREGO DOS PRONOMES DE TRATAMENTO NO CORPO DA CORRESPONDÊNCIA
Com
exceção dos três Chefes de Poder, os pronomes de tratamento são
escritos abreviados no corpo da correspondência (V. Ex.ª, V. Sº, V.
Mag.ª)
As expressões “Senhor”, “Senhores” escrevem-se abreviadas quando seguidas do nome ou cargo exercido pelo destinatário:
“Sr. Fulano”, “Srs. Membros da Comissão”, “Sr. Comandante”.
Se não estiverem seguidas do cargo ou nome do destinatário, escrevem-se por extenso:
“...o senhor já deve ter tido ciência...”.
“...o que os senhores reclamam...”.
Emprega-se Vossa Excelência, no corpo da correspondência, em comunicações dirigidas às seguintes autoridades:
· Do Poder Executivo:
sempre por extenso (Vossa Excelência e Sua Excelência):
Presidente da República;
sempre abreviado (V. Ex.ª ou S. Ex.ª):
Vice-Presidente da República;
Ministros do Estado;
Consultor-Geral da República;
Comandante das Três Armas;
Secretário-Geral da Presidência da República;
Chefe do Gabinete Militar da Presidência da
República;
Chefe do Gabinete Civil da
Secretários da Presidência da República;
Procurador –Geral da República;
Advogado-Geral da República;
Advogado-Geral da União;
Chefes de Estado-Maior das Três Armas;
Oficiais Generais das Forças Armadas;
Embaixadores;
Secretário-Executivo e Secretário-Nacional de Ministérios;
Governadores e Vice-Governadores dos Estados e do Distrito Federal;
Secretários de Estado dos Governos Estaduais;
Prefeitos Municipais.
· Do Poder Legislativo:
sempre por extenso (Vossa Excelência e Sua Excelência):
Presidente do Congresso Nacional.
sempre abreviado (V. Ex.ª ou S. Ex.ª):
Presidente, Vice-Presidente e Membros do Senado Federal e da Câmara dos Deputados;
Presidente e Ministros do Tribunal de Contas da União;
Presidente e Conselheiros dos Tribunais de Contas dos Estados e do Distrito Federal;
Presidente e Membros das Assembleias Legislativas Estaduais;
Presidentes das Câmara Municipais.
· Do Poder Judiciário:
sempre por extenso (Vossa Excelência e Sua Excelência):
Presidente do Supremo Tribunal Federal;
sempre abreviado (V. Ex.ª ou S. Ex.ª):
Vice-Presidente e Ministros do Supremo Tribunal Federal;
Presidente e Ministros do Supremo Tribunal de Justiça;
Presidente e Ministros do Supremo Tribunal Militar;
Presidente e Ministros do Superior Eleitoral;
Presidente e Ministros do Superior do Trabalho;
Presidente e Desembargadores dos Tribunais de Justiça;
Presidente e Membros dos Tribunais Regionais Federais;
Presidente e Membros dos Tribunais Regionais Eleitorais;
Presidente e Membros dos Tribunais Regionais do Trabalho;
Juízes Titulares e Substitutos;
Auditores da Justiça Militar.
ENDEREÇAMENTO
No envelope, o endereçamento das comunicações dirigidas às autoridades obedece aos seguintes padrões:
DESTINATÁRIO
Presidente da República, do Congresso Nacional e do Supremo Tribunal Federal
Envelope:
Excelentíssimo Senhor Presidente da República
(nome do Presidente)
Palácio do Planalto
Praça dos Três Poderes
70100-000 – Brasília – DF
Envelope:
Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional
(nome do Senador ou Deputado Presidente)
Senado Federal
Praça dos Três Poderes
70100-000 – Brasília – DF
Envelope:
Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal
Ministro (nome do Presidente do Supremo)
Supremo Tribunal Federal
Praça dos Três Poderes
70100-000 – Brasília – DF
Autoridades tratadas por Vossa ou sua Excelência
Envelope:
Excelentíssimo Senhor
(nome da autoridade)
Ministro de Estado dos Transportes
Esplanada dos Transportes
Esplanada dos Ministérios, Bloco “R”
70044-900 – Brasília – DF
Envelope:
Excelentíssimo Senhor
Senador (nome do senador)
Ministro de Estado dos Transportes
Senado Federal
70165-900 – Brasília – DF
Envelope:
Excelentíssimo Senhor Governador
(nome do Governador)
Palácio Anchieta
Praça J. Clímaco s/n
29010-080 – Vitória – ES
Envelope:
Excelentíssimo Senhor Deputado
(nome do Deputado)
Câmara dos Deputados
Praça dos Três Poderes
70165-900 – Brasília – DF
Autoridades tratadas por Vossa ou sua Senhoria
Envelope:
Ao Senhor
(nome do destinatário)
Rua xymnz, nº 000 - Pampulha
30000-000 – Belo Horizonte – MG
Reitores de Universidades
Envelope:
Ao Senhor
(nome do reitor)
Magnífico Reitor da Universidade de Brasília
Campos universitário – Bloco “SN”
70919-970 – Brasília – DF
Cardeais
Envelope:
A Sua Excelência Reverendíssima
Dom (nome do cardeal)
Cardeal-Arcebispo de São Paulo
Catedral Metropolitana – Praça da Sé
00000-000 – São Paulo – SP
O PADRÃO OFÍCIO
É a modalidade de comunicação oficial comum aos órgãos que compõem a Administração Federal.
TIPOS DE EXPEDIENTES
Há
três tipos de expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do
que pela forma: a exposição de motivos, o aviso e o ofício. Para
uniformizá-los, a Instrução Normativa nº 4, de 6 de março de 1992, da
Secretaria da Administração Federal, adotou uma diagramação única
denominada “padrão ofício”, contendo as seguintes partes:
TIPO E NÚMERO DO EXPEDIENTE
O tipo e número do expediente devem ser seguidos da sigla do órgão que o expede:
Exemplo:
EM nº 145/MEFP
Aviso nº 145/SG
Ofício nº 145/DGP
LOCAL E DATA
O
local e a data em que o expediente foi assinado devem ser
datilografados ou digitados por extenso, com alinhamento à direita do
texto.
Exemplo:
Rio de Janeiro, 14 de janeiro de 2003. ou
Brasília, em 28 de agosto de 2002.
VOCATIVO
O vocativo, que invoca o destinatário, deve ser seguido de vírgula:
Exemplo:
Excelentíssimo Senhor Presidente da República; Senhora Ministra; Senhor Chefe de Gabinete.
TEXTO
Nos casos em que não for de mero encaminhamento de documentos, o expediente deve apresentar em sua escritura:
INTRODUÇÃO
Confunde-se
com o parágrafo de abertura e nela é apresentado o assunto que motiva a
comunicação. Deve ser evitado o uso de frases feitas para iniciar o
texto. No lugar de “Tenho a honra de”, “Tenho o prazer de “, “Cumpre-me
informar que”, empregue-se a forma direta: “Informo a Vossa Excelência
que”, “Submeto à apreciação de Vossa Excelência”, “Encaminho a V. S.ª”.
DESENVOLVIMENTO
No
desenvolvimento o assunto é detalhado. Quando o texto contiver mais de
uma idéia sobre o assunto, elas devem ser tratadas cada uma em um
parágrafo, o que confere maior clareza à exposição.
CONCLUSÃO
É na conclusão que se reafirma ou simplesmente se reapresenta a posição recomendada sobre o assunto.
NUMERAÇÃO DOS PARÁGRAFOS
No
texto à exceção do primeiro parágrafo e do fecho, todos os demais
parágrafos devem ser numerados, com o número colocado a 2,5cm ou dez
toques datilografados da borda esquerda do papel, como maneira de
facilitar a remissão. No computador, no programa ”Microsoft Word”,
clica-se no menu Arquivo e, no comando Configurar Página, escolhe-se 2,5
na opção Margem Esquerda. Clica-se OK.
FECHO
O
fecho das comunicações oficiais possui, além da finalidade óbvia de
marcar o final do texto, a de saudar o destinatário. Os modelos para o
fecho foram regulados, pela primeira vez, na portaria nº 1 do Ministério
da Justiça, em julho de 1937. Essa portaria estabelecida cerca de
quinze padrões diferentes de fecho. Hoje, com a desburocratização e de
acordo com a Portaria nº 4, de 6 de março de 1992, da Secretaria de
Administração Federal, há apenas dois tipos de fecho para todas as
modalidades de comunicação oficial:
Exemplo:
Respeitosamente para o Presidente da República e todas as autoridades do primeiro escalão inclusive dos Estados e Atenciosamente para as demais autoridades e autoridades da mesma hierarquia ou de hierarquia inferior.
Ficam
excluídas dessas fórmulas as comunicações dirigidas a autoridades
estrangeiras que atendem a rito e tradição próprios, de acordo com as
normas do Ministério das Relações Exteriores.
ASSINATURA E IDENTIFICAÇÃO DO SIGNATÁRIO
Todas
as comunicações oficiais, excluídas as assinadas pelo Presidente da
República, devem trazer digitado ou datilografado o nome e o cargo da
autoridade que a expede, logo abaixo do local de sua assinatura. Esse
procedimento facilita em muito a identificação da origem das
comunicações. A forma de identificação deve ser a seguinte:
Exemplo:
(espaço para assinatura)
RUBENS AYALA PROTOCACARREIRO
Ministro do Orçamento e Gestão
Ou
(espaço para assinatura)
JOSÉ ADOLFO VIANNA DE OLIVEIRA
Diretor do Departamento de Serviços Gerais do Ministério da Fazenda
EXEMPLARES CARACTERÍSTICOS DOS ATOS OFICIAIS
ATA É o registro sucinto de fatos, ocorrências, resoluções e decisões de uma assembleia, sessão ou reunião. Geralmente é lavrada em livro próprio, devidamente autenticado, com suas páginas rubricadas pela autoridade que redigiu os termos de abertura e de encerramento.
Estrutura
Título – Ata, número de ordem da reunião e nome da entidade.
Texto – escreve-se
tudo seguidamente sem rasuras, emendas ou entrelinhas, em linguagem
simples, clara e concisa. Devem-se evitar as abreviaturas, e os números
são escritos por extenso. Caso verifique qualquer engano no momento da
redação, deverá ser imediatamente retificado empregando-se a palavra
“digo”. Na hipótese de qualquer omissão ou erro depois de lavrada a Ata,
far-se-á uma ressalva com a expressão: “em tempo: na linha ............., onde se lê...................., leia-se ......................” .
Exemplo:
ATA DA ..............(nº de ordem e identificação da reunião) ............. do (a) ............ (nome da entidade) .............
Aos
........ (por extenso) ...............dias do mês de ......... (por
extenso)...............do ano de ..................... (por extenso)
no(a) ........ (local da reunião ............. com a presença dos srs.
................... (pessoas presentes, devidamente
qualificadas) ........ e sob a Presidência do sr. .............
(presidente dos trabalhos) ..... e com objetivo de ...........
(finalidade da reunião) ............... realizou-se a presente reunião em que ........................................ (o que ocorreu na reunião) ...................... e nada mais havendo a tratar,
o ............. (cargo de quem preside a reunião)
.............................. declarou encerrada a reunião, da qual eu, .............
(nome por extenso do secretário) ................................ na
qualidade de secretário(a), lavrei a presente Ata, que dato, e assino,
após ser lida e assinada pelo .................... (nome e cargo de quem
presidiu a reunião) ........... e pelos demais membros presentes.
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
............
(assinatura de quem presidiu a reunião e de todos os demais presentes,
por último a do secretário) ............................ .
AVISO Correspondência oficial, com estrutura semelhante à do ofício, assinada por Ministro de Estado e/ou dirigente de órgãos integrantes da Presidência da República para comunicação com outra autoridade de igual nível hierárquico ou com seus subalternos.
Estrutura
Título – AVISO, nº seguida da sigla do órgão que o expede, com alinhamento á direita e a data 1,5cm abaixo, com alinhamento à esquerda.
Vocativo – Seguido de vírgula.
Texto – Exposição do assunto.
Fecho – “Atenciosamente”.
Assinatura – Nome e cargo do emitente.
Exemplo:
Aviso nº 145/MOG
Brasília, ......... de ........................ de ..........
Senhor Ministro,
Com
o presente encaminho a V. Exa. o
.............................................................................................................................................................Considera
esta pasta, a
.................................................................
Atenciosamente,
(espaço para assinatura)
(nome em maiúsculas e cargo do emitente)
A sua Excelência o Senhor
FULANO DE TAL
Ministro de Estado do Meio Ambiente
Esplanada dos Ministérios Bloco “M”
70044-900 – Brasília – DF
CARTA Forma de correspondência com personalidade pública ou particular, utilizada para fazer solicitações, convites, externar agradecimentos ou transmitir informações.
As cartas, em princípio, não devem ser numera das sequencialmente, à exceção dos órgãos que as utilizam com frequência.
Estrutura
Local e data – Com alinhamento à direita do papel.
Destinatário – Nome e cargo do destinatário, com alinhamento à esquerda do papel e abaixo da data.
Vocativo – Poderá ser dispensado (in DASP Nº 133/82).
Texto – A redação deverá ser simples, clara, objetiva, concisa (in DASP Nº 133/82).
Fecho – Utilizar as formas usuais de cortesia.
Assinatura – Nome do emitente e do respectivo cargo.
Exemplo:
Brasília, ........ de ........................ de ............. .
Exmo. Sr.
Fulano de Tal
Prefeito de Caxias do Sul
Prefeitura Municipal de Caxias do Sul
– Caxias do Sul – RS
Senhor Prefeito,
Agradecendo
o honroso convite para participar da Festa da Uva a se realizar nessa
cidade, informo a V. Exa. que, lamentavelmente, não poderei estar
presente a tão relevante acontecimento, tendo em vista compromissos
assumidos anteriormente para essa data.
Atenciosamente
(espaço para assinatura)
(nome, em maiúscula, e cargo do emitente)
CIRCULAR É correspondência oficial enviada simultaneamente a diversos destinatários, com texto idêntico, transmitindo instruções, ordens, recomendações, determinando a execução de serviços ou esclarecendo o conteúdo de leis, normas e regulamentos. Pode ser apresentada sob a forma de ofício, memorando, carta ou fax, mas sempre multidirecional. Pode conter ementa.
Estrutura
(É idêntico à do ofício)
Título – CIRCULAR ou OFÍCIO-CIRCULAR número e data.
Texto – Desenvolvimento do assunto tratado.
Fecho – “Respeitosamente” ou “Atenciosamente, conforme o caso.
Assinatura – Nome e cargo do emitente.
Exemplo:
OFÍCIO-CIRCULAR Nº 86/01 – DRI
Brasília, .......... de ......................... de ............
Senhor Dirigente,
Com
o processo de adaptação administrativa introduzido pela Lei nº
................. , vimos informar que
.......................................................................................
Em
decorrência, e após estudados realizados pela
.......................................................................................
Recomenda-se, outrossim, ...........................................
Atenciosamente,
(espaço para assinatura)
(nome, em maiúsculo, e cargo do emitente)
MEMORANDO É correspondência interna utilizada entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em nível diferente, na qual se expõe qualquer assunto referente à atividade administrativa.
Comunicação, Papeleta e Nota são documentos que têm as mesmas características do memorando, usados conforme a tradição do órgão.
Estrutura
Título - MEMORANDO, em maiúsculas, seguido do número de ordem e sigla de identificação de sua origem, com alinhamento à esquerda.
Data – Por extenso, com alinhamento à direita.
Destinatário – Ao (À) Sr. (a) seguido do nome do cargo que ocupa.
Assunto – Exposição do assunto de maneira clara e concisa, logo abaixo do nome do destinatário.
Texto –
Exposição da matéria de forma clara e concisa. Todos os parágrafos
devem ser numerados na margem esquerda do corpo do texto, menos o
primeiro e o fecho.
Assinatura – Nome do emitente, em maiúsculas, e cargo que ocupa.
Exemplo:
MEMORANDO Nº ................ / ................
Em ..... de ............................. de ...........
Ao (À) Sr.(a) ............ (nome do cargo) .....................
ASSUNTO: ......................................................
Encaminho
a V. S.ª, para exame e pronunciamento, em caráter de urgência, o
Processo nº ...................... / .............. que deverá retornar a
este Departamento.
Atenciosamente,
(espaço para assinatura)
(nome, em maiúsculo, e cargo do emitente)
OFÍCIO
É correspondência oficial usada pelas autoridades públicas para tratar
de assuntos de serviço ou de interesse da administração. É também utilizado
por particulares. Tem formato uniforme, de acordo com a Instrução
Normativa nº4m de 6 de marco de 1992, da Secretaria de Administração
Federal.
Estrutura
Referência – OFÍCIO, em maiúsculo, seguido do número sequencial e sigla do órgão expedidor.
Local e data – Devem ser colocados com alinhamento à direita do papel.
Vocativo – Cargo da autoridade a quem se dirige o ofício.
Texto – Exposição do assunto, sendo que, à exceção do primeiro parágrafo e do fecho, todos os demais parágrafos devem ser numerados.
Fecho – “Respeitosamente” ou “Atenciosamente, conforme o caso.
Assinatura – Nome e cargo do emitente.
RELATÓRIO É documento em que se expõe à autoridade superior a execução de trabalhos concernentes a certos serviços ou a execução de serviços inerentes ao exercícios do cargo em determinado período. Deve iniciar aludindo à disposição legal que exige a sua apresentação ou à ordem recebida de algum dos órgãos do serviço público. Caso seja necessária a inclusão de gráficos, ilustrações, mapas, tabelas, etc., estas devem ser inseridas em anexos, devidamente numerados. O último parágrafo conterá a expressão: É o relatório.
Estrutura
Título – RELATÓRIO, em maiúscula e centralizado.
Introdução – Ligeiro histórico do motivo do relatório, com a disposição legal.
Texto –
Pode ser dividido em partes, capítulos, títulos e subtítulos, itens e
subitens, onde se faz a exposição dos fatos, atos e ocorrências que são
causa do relatório escrito, numa linguagem ordenada, simples, concisa e
objetiva.
Fecho – Conterá apreciações subjetivas, sugestões, planos (se couberem) e conclusão.
Local e data – centralizados a um centímetro abaixo do último parágrafo.
Assinatura – A 2cm da data e, logo abaixo, os nomes em maiúsculas.
1º Exemplo
...........................................
(órgão)
...........................................
(unidade)
RELATÓRIO
DA COMISSÃO INSTITUÍDA PELA PORTARIA Nº ........... DE
................................. DE ........................, PUBLICADA
NO DOU DE ............... DE .............................. DE .......................
A comissão
em epígrafe, especialmente designada por V. S.ª para
......................................... (exposição do assunto)
..............................................................
............................................................
(considerações
finais)...........................................................................
É o relatório que encaminhamos à apreciação de V.S.ª
Brasília, ............ de ......................... de ..............
.................................. ..................................
.................................. ..................................
(nome e assinatura dos membros da comissão)
2º Exemplo
RELATÓRIO
Ao término dos trabalhos integrantes da programação destinada a esta Seção, para o exercício de ..........................., e, em observância disposto no Art. 12, item IV, do Regimento Interno deste departamento , aprovado pelo Decreto nº ............., de ............ de ........................ de ............., apresento a V. S.ª o presente Relatório,
junto ao qual se expressam os índices numéricos das atividades
operacionais cometidas a esta Seção e por ela executadas no referido
exercício.
2.Quanto
às observações desta Chefia, concernentes ao relevante problema de
definição das metas e objetivos da programação a ser elaborada para o
próximo exercício, com aproveitamento dos resultados obtidos, a partir
do início do último semestre, reporta-se este Relatório às sugestões e
justificativas sustentadas por esta Chefia nos encontros e debates
promovidos, dá relevo aos procedimentos administrativos, adotados nesta
Seção, retrata as proposições constantes da Súmula CT nº ........
/.......
3.
Os gráficos, quadros, e cronogramas, que ilustram este Relatório e dão
relevos ao procedimentos administrativos, adotados nesta Seção,
retratam, com recursos técnicos mais favoráveis à percepção, os índices
de aumento da produtividade, relativamente aos anos anteriores.
Fiel
às diretrizes traçadas. Pôde esta Seção alcançar nos meses de fevereiro
a dezembro, os seguintes totais de estudos e pareceres técnicos,
elaborados pelas equipes que a integram, e sob a supervisão direta desta
chefia:
I - .................................................................
II - ................................................................
III - ................................................................
Os
aspectos positivos dos saldos apresentados por esta Seção, ao término
deste exercício, configuram bem o acerto das inovações introduzidas na
dinâmica dos trabalhos, principalmente no que diz respeito à política de
pessoal adotada, que veio aumentar, consideravelmente, as situações
favoráveis à satisfação das necessidades de cada um e do grupo, no
ambiente de trabalho. A validação
do outro tornou-se mole para o desenvolvimento das potencialidades
individuais e fator preponderante para a integração do grupo, sempre
mais interessado nos objetivos da administração deste órgão.
É relatório.
São Paulo, ...... de ....................... de .........
(espaço para assinatura)
(nome, em maiúsculo, e cargo do emitente)
3º Exemplo
RELATÓRIO
Pelo expediente de fls. 1, o Sr. Deputado Federal Augusto
Carvalho denuncia a este Tribunal que a designação do Sr. Luiz Antônio
Camargo Fayet, então diretor de Crédito Rural, para ocupar interinamente
a Presidência do Bando do Brasil “desrespeitou normas legais
pertinentes do Banco, notadamente no Art. 21, o inciso III, dos seus
estatutos”.
O mencionado inciso III do Art. 21 preconiza que:
“Art. 21. O Presidente será substituído:
III
– No caso de vacância, até a posse do substituto nomeado, pelo diretor
mais antigo, funcionário, o mais idoso, no caso de igual antigüidade.”
Ao
analisar o assunto, a instrução da PASECEX assinala inicialmente que o
Sr. Fayet ocupou interinamente o cargo de Presidente do Bando do Brasil
por apenas 26 dias, de 30/09 a 25/10/91, o que tornaria irrelevante o
exame da questão, segundo entende.
Afiança
ainda que o Estatuto do Bando do Brasil não é uma norma legal, mas sim,
uma norma interna, cuja eficácia não poderia ultrapassar os limites da
empresa, para sujeitar atos do Presidente da República.
Ademais,
no dia 29/09/92, além da nomeação do Sr. Fayet, houve também a
exoneração “a pedido” do Sr. Lafaiete Coutinho, não caracterizando a hipótese
de vacância, prevista no citado inciso III, o qual é aplicável apenas à
situação em que falte a nomeação do substituto por parte do Sr.
Presidente da República, vez que, nos termos do Art. 20, inciso I, do
mesmo Estatuto, o Presidente do Bando do Brasil é nomeado e demissível ad nutum por aquela autoridade.
Assim,
por desconhecer qualquer norma legal que haja sido desrespeitada pela
designação do Sr. Fayet para ocupação interina do cargo de Presidente do
Bando, não havendo o que discutir sobre a permanência do mesmo senhor
no cargo, vez que já substituído em 26/10/92, o parecer da instrução é
no sentido de que se conheça da denúncia para julgá-la improcedente,
comunicando-se a Decisão ao denunciante, arquivando-se o processo e
cancelando-se a chamada de sigiloso.
Os demais pareceres estão de acordo,
E o relatório.
Brasília, ...... de ....................... de .........
(espaço para assinatura)
(Extraído do DOU de 10/05/94)
REQUERIMENTO É um instrumento pelo qual o requerente se dirige a uma autoridade pública para solicitar o reconhecimento de um direito ou concessão de algo sob o amparo da lei. Se um requerimento é indeferido pode-se fazer um outro, para a mesma autoridade, e intitulado “pedido de reconsideração”. Caso este seja, também, indeferido, pode-se fazer um outro requerimento à instância administrativa superior, denominando “recurso”.
O
requerimento só contém dois parágrafos. O primeiro terá um só período,
com a identidade completa do peticionário , inclusive a profissão,
residência e domicílio, bem como a explicação do direito ou da concessão
pedida. No segundo, ocorre a forma terminal, em uma ou duas linhas.
Será sempre redigido na terceira pessoa.
Estrutura
Vocativo –
Fica a 2,5cm da margem superior do papel. No programa “Microsoft Word”
procede-se da seguinte maneira: Clicar no menu Arquivo e selecionar 2,5
na opção margem superior. Clicar OK. O vocativo é: Excelentíssimo
Senhor ou Senhor, seguido da indicação do cargo da pessoa a quem é
dirigido o requerimento, iniciando na margem esquerda do papel.
Texto –
A 4cm do vocativo. No programa “Microsoft Word”, clica-se no menu
Formatar e, depois, no comando Parágrafo, no item Espaçamento, vai-se a
Entrelinhas e escolhe-se múltiplos. A seguir, no item Em define-se 4.
Clicar OK. O texto constará do nome do requerente, sua
qualificação(nacionalidade, naturalidade, RG, CPF, estado civil, idade,
residência, domicílio e profissão) e do objeto do requerimento com a
indicação dos respectivos fundamentos legais, tudo em um único período.
Fecho – A fórmula terminal mais usada é: “Nestes termos, pede deferimento”.
Local e data – A um espaço vertical do texto, a partir da alínea paragrafal.
Assinatura(s) – Seguindo a alínea paragrafal.
Exemplo
Senhor ...................................... (cargo da pessoa a quem é dirigido o requerimento) .............................
.......................................
(nome do requerente) ..............................................
(qualificação completa do requerente)
...................................................................
requer a V. S.ª .....................................................
(objetivo e fundamento legal) ......................................... Nestes termos,
Pede deferimento.
Brasília, ........ de ....................... de ........
(assinatura)
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
EXERCÍCIOS PROPOSTOS
1. (TRERN – Analista Judiciário – 2011)
Considerando-se as qualidades exigidas na redação de documentos oficiais, está INCORRETA a afirmativa:
(A) A concisão procura
evitar excessos linguísticos que nada acrescentam ao objetivo imediato
do documento a ser redigido, dispensando detalhes irrelevantes e
evitando elementos de subjetividade, inapropriados ao texto oficial.
(B) A impessoalidade, associada ao princípio da finalidade,
exige que a redação de um documento seja feita em nome do serviço
público e tenha por objetivo o interesse geral dos cidadãos, não sendo
permitido seu uso no interesse próprio ou de terceiros.
(C) Clareza e precisão são
importantes na comunicação oficial e devem ser empregados termos de
conhecimento geral, evitando-se, principalmente, a possibilidade de
interpretações equivocadas, como na afirmativa: Diretor informou ao seu secretário que os relatórios deveriam ser encaminhados a ele.
(D)
A linguagem empregada na correspondência oficial, ainda que respeitando
a norma culta, deve apresentar termos de acordo com a região e com
requinte adequado à importância da função desempenhada pela autoridade a
quem se dirige o documento.
(E) Textos oficiais devem ser redigidos de acordo com a formalidade,
ou seja, há certos procedimentos, normas e padrões que devem ser
respeitados com base na observância de princípios ditados pela
civilidade, como cortesia e polidez, expressos na forma específica de
tratamento.
2. (TRERN – Técnico Judiciário – 2011)
A redação de documentos oficiais deve pautar-se impessoalidade, clareza, concisão e pelo uso correto da norma culta. Todas essas qualidades são respeitadas no seguinte trecho:
(A)
Este setor do Governo Estadual, responsável pelo atendimento a vítimas
de desastres naturais, elaborou um plano geral de assistência a ser
encaminhado às entidades que colaboram nesse atendimento, para a
adequada efetivação dos trabalhos nas ocasiões de calamidade pública.
(B)
O Instituto Benefício para Todos deverá estar sendo convidado para
fazer parte de uma campanha destinada a angariar donativos, que se
espera seja suficiente para atender a todos os desabrigados da enchente;
conforme estipulado pela Coordenadoria, que foi considerada de
relevante interesse social.
(C)
Como Deputado da Bancada Estadual, sinto-me avexado por que não estou
podendo atender com mais prontidão e benefícios as vítimas dessa
implacável seca, que teve motivos alheios à minha vontade para não
conseguir isso.
(D)
Membros da Comissão Técnica destinada a averiguar a distribuição de
favores em troca de votos, apurou que o Presidente do Conselho de
Agricultores do Estado afirmou ao seu Vice de que ele poderia estar
sendo investigado por desvio de verbas.
(E)
O critério metodológico de escolha dos participantes das equipes de
atendimento à vítimas de desastres naturais estão sendo preparados,
tendo em vista que é importante observar a correspondência entre tais
desastres e o atingimento de pessoas nessa situação.
3. (TRTMA -2009) Considere as afirmativas seguintes sobre redação de documentos.
I. Correspondência oficial utilizada por autoridades para tratar de assuntos de serviço ou de interesse da Administração.
II. Com estrutura específica, esse documento deve, de início, ser numerado em ordem sequencial, com sigla do órgão expedidor e data.
III. Na exposição do assunto, os parágrafos devem ser numerados, com exceção do primeiro e do último.
IV. Utiliza, no fecho, as palavras “Atenciosamente” ou “Respeitosamente”, seguida de assinatura e do cargo do emitente.
Trata-se de:
(A) Requerimento
(B) Ata
(C) Parecer
(D) Portaria
(E) Oficio
4. É um documento que se destina a registrar as ocorrências de uma assembleia, sessão ou reunião:
A) memorando
B) translado oficial
C) cópia autenticada
D) ata
E) termo
5. É
um instrumento de comunicação interna, utilizado por diretores e chefe
numa empresa ou repartição pública, por meio do qual são transmitidas
informações ou solicitações de caráter rotineiro:
A) ata
B) circular
C) memorando
D) apostila
E) ordem de serviço
6. Todas as alternativas estão corretas, exceto:
De acordo com a Instrução Normativa nº. 4 publicada no DO de 6 de março de 1992:
a) está abolida na correspondência oficial a expressão Digníssimo;
b) não se deve usar a expressão Ilustríssimo;
c) as expressões de cortesia do fecho da correspondência são Atenciosamente e Respeitosamente;
d) pode-se usar no fecho a expressão Atenciosas saudações;
e) a expressão professor é usada antes do nome pessoal.
7. Faça a associação correta.
1) memorando
2) carta
3) ata
4) aviso
5) carta de ratificação
( ) Documento destinado a registrar as ocorrências de uma assembleia, sessão ou reunião.
( ) Confirma Tratados. Tem valor de Decreto.
( ) Instrumento
de caráter semioficial utilizado para responder a uma cortesia, ou para
fazer solicitação ou convite, externar agradecimento ou, ainda,
transmitir informações.
( ) Correspondência feita por Ministro de Estado para seus iguais ou subalternos.
( ) Instrumento de comunicação interna por meio do qual são transmitidas informações ou solicitações.
A sequência obtida é:
a) 3-5-4-2-1
b) 2-4-3-1-5
c) 3-5-2-4-1
d) 2-3-5-4-1
e) 3-5-4-1-2
8. Uma das normas abaixo não pertence ao padrão ofício. Assinale-a:
A) O local e a data são colocados por extenso, com alinhamento à esquerda do texto.
B) O tipo e número do expediente vêm antes da sigla do órgão que o expede.
C) O vocativo é colocado de acordo com a alínea paragrafal.
D) Os parágrafos devem ser numerados à exceção do primeiro e do último.
E) A numeração dos parágrafos deve estar com alinhamento à esquerda do texto.
9. Nos expedientes no padrão ofício deve-se:
A) tratar todas as ideias em um único parágrafo.
B) colocar a numeração dos parágrafos de acordo com a alínea paragrafal.
C) numerar os parágrafos seguindo a margem direita do texto.
D) redigir todo o texto em apenas dois parágrafos.
E) numerar todos os parágrafos à exceção do primeiro e do último.
10. Considerando o tratamento e o vocativo que se lhe segue, assinale o incorreto:
a) Excelência – Excelentíssimo senhor
b) Meritíssimo – Meritíssimo Juiz
c) Eminência – Eminentíssimo Senhor
d) Doutor – Ilustríssimo Doutor
e) Reitor – Magnífico Reitor
|
Gabarito
| ||||
|
01. D
|
02. A
|
03. E
|
04. D
|
05. C
|
|
06. D
|
07. C
|
08. A
|
09. E
|
10. D
|
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